Negli ultimi anni gli eventi hanno acquisito un’importanza sempre più grande e sono divenuti indispensabili
per le imprese che vogliono far conoscere il loro prodotto. Essi funzionano non solo come vetrina espositiva, ma soprattutto come momento esperienziale, in grado di unire il lavoro al divertimento. È proprio da questa chiave di successo si riesce a comunicare a target differenti, ognuno dei quali riceve un
messaggio indirizzato. Tuttavia uno dei nodi fondamentali per la riuscita dell’evento riguarda la location:
quali caratteristiche deve avere una location di un evento di successo?
Premesse da verificare
Ci innamoriamo di una location, magari visitata per puro caso, e immaginiamo di realizzare il nostro evento
al suo interno. La scelta potrebbe alle volte risultare sbagliata, in quanto vanno considerati dei criteri.
Ricorda: la location ideale deve essere in linea col messaggio che vuoi trasmettere. Come prima cosa dovrai
porti le seguenti domande:
- Chi? È fondamentale identificare uno o più target (ma attenzione a non esagerare) e basarsi su
quelle che sono le loro esigenze. - Quando? La scelta del periodo condizionerà la location. Alcune sono più adatte a eventi estivi, altre
a invernali. Per esempio organizzare un evento estivo all’aperto in estate risulterà più efficiente di
uno indoor. - Cosa? Dobbiamo aver chiaro cosa vogliamo organizzare. Se una presentazione, un ricevimento, un
party aziendale, è fondamentale stabilire il cosa. Sembra un concetto scontato: ma è il spesso viene
“adattato” a una location e non viceversa. - Quanti? I numeri sono fondamentali. Capita spesso di sottovalutare il numero dei partecipanti.
Eppure una location deve poterli contenere tutti, invitati e accompagnatori. Fondamentale anche
per i servizi annessi e connessi.
Aspetti tecnici da considerare
Una volta che avete seguito i precedenti 4 punti, e fatto una selezione di possibili location, bisognerà
verificare gli aspetti tecnici.
- La location supporta le mie scelte? Durante un evento ci sono scenografie e strumentazioni da
installare: meglio verificare il tutto quanto prima. - Quanti posti a disposizione, o superficie, garantisce la location per l’evento?
- Quale è il costo della location? In base alla disponibilità economica si deciderà come gestire il
budget per la location. Nel piano dei costi prevedete sia il costo effettivo della location, sia tutte le
voci connesse (scenografia, service, SIAE, etc.). - Lo spazio è riservato? Alcune location hanno il pregio/difetto di non essere esclusive. Da una parte
è fondamentale vi sia quanto più pubblico possibile (esempio inaugurazioni), dall’altra l’esclusività
permette di selezionare un target specifico. In tal caso prevedete degli inviti e check-in all’ingresso.
Aspetti logistici da non sottovalutare
Durante un evento il pubblico deve godere del massimo comfort possibile. Deve partecipare senza aver
avuto esperienze negative nell’arrivare: fattore che potrebbe alterare la riuscita dell’evento. E quindi:
- Come è collegata la location? La domanda potrebbe essere posta in un altro modo: come il
pubblico raggiungerà la location? Che sia in macchina, coi mezzi pubblici o a piedi, è fondamentale
valutare i flussi. - Dove parcheggiare? È brutto quando per raggiungere una location si deve ricercare il parcheggio
per diversi minuti. Ancor di più se esso si trova lontano dalla location. Meglio valutare questi
aspetti. Nel caso di un grande evento valutare l’ipotesi delle navette e dei parcheggi scambiatori. - Ci sono collegamenti diretti alle strutture ricettive? Soprattutto per gli eventi di più giorni è
importante valutare la distanza fra la location e gli alberghi. In questo modo si facilitano gli
spostamenti dei partecipanti e degli ospiti. Alle volte location e struttura ricettiva coincidono. - Ci sono servizi connessi? Alcune eventi, soprattutto le convention, necessitano di servizi connessi
che rendano il tutto più a misura di partecipante. Per esempio negli orari di off (prima dell’evento,
pausa pranzo, etc.) i partecipanti hanno a disposizione uno spazio in cui prendere un caffè o
pranzare/cenare?
In definitiva
I precedenti paragrafi hanno messo in risalto quelle che sono le domande e le considerazioni da fare nel
momento in cui si sceglie una location. Essa sarà il primo biglietto da visita del vostro evento e potrebbe
alterare in maniera positiva, ma anche negativa, il giudizio dei partecipanti. È fondamentale ricercare
l’atmosfera giusta per il messaggio che volete trasmettere e fare in modo che da quella location si possa
offrire una esperienza: allora sì che si partirà con una marcia in più.
